L’Ospedale “Le Scotte” di Siena è uno dei punti di eccellenza della sanità Toscana. Al suo interno trovano spazio tutti i settori delle medicina moderna e strumenti diagnostici tecnologicamente all’avanguardia nell’intero panorama europeo. L’intera comunità scientifica ritiene “Le Scotte” come uno dei fiori all’occhiello del nostro sistema sanitario anche grazie al valore dei professionisti che qui operano.

Per tutti questi motivi l’aggiudicazione a COLSER, avvenuta il 1° Agosto 2007, dell’appalto per il servizio di pulizia, sanificazione e altri servizi integrati è stata una grande soddisfazione per la nostra realtà che attraverso questo servizio si è ulteriormente consolidata nel settore dell’igiene e della sanificazione ospedaliera all’interno di una regione, la Toscana, che conta ormai numerosi nostri Soci.

Questo appalto si caratterizza perché risulta essere il primo caso di applicazione in COLSER dei “Contratti basati sul Risultato” ovvero una forma contrattuale particolare che obbliga a garantire un risultato di livello igienico adeguato alla diversa destinazione d’uso delle aree della struttura. Dopo circa 3 anni di applicazione di questo sistema facciamo una breve analisi, con Alessandra Parrano nostro Capo Commessa in forza a Siena, sulla validità ed efficacia di questo modello con cui, probabilmente, COLSER si confronterà anche in altri contesti.

Alessandra, spiegaci come funziona il sistema di controllo di risultato?

È un sistema di controllo misto che si basa sull’effettuazione di controlli quantitativi e di controlli qualitativi.

I controlli quantitativi vengono effettuati attraverso strumenti di misura in grado di fornire un valore numerico del grado di pulizia (livello impolveramento, quantità macchie, presenza di rifiuti...). Per fare queste rilevazioni utilizziamo strumenti quali ad esempio il bassoumetro (per la misura dell’impolveramento dei pavimenti) e la scala di Bacharach (per la misura dell’impolveramento delle superfici orizzontali e verticali).

I controlli qualitativi invece vengono effettuati in maniera visiva verificando ad esempio la presenza di colature, calcare, residui di lavaggio, ragnatele...

L’Ospedale di Siena è molto ampio e per favorire una capillare applicazione del nostro sistema qualità in tutti i suoi locali lo abbiamo suddiviso in 6 aree. Al fine di applicare a tutti i locali oggetto dell’appalto il sistema di controllo qualità è stato necessario suddividere l’Ospedale in sei macro aree: Sanitarie, Sanitarie ad Alto Rischio Infettivo, Operatorie, Percorsi ad alta intensità di traffico, Extra Sanitarie, di servizio ed Aree Esterne. Per ogni area abbiamo provveduto a definire un piano dettagliato delle fasi e delle operazioni da svolgere ed abbiamo definito il numero di addetti e dei mezzi necessari per lo svolgimento del servizio. Alle singole aree è stato poi associato un parametro relativo al livello di qualità attesa da parte dell’Azienda Sanitaria.

Parlaci di questi livelli di qualità…

Come dicevo prima, il livello di qualità dipende dalla tipologia di area sottoposta a controllo. Ad ogni area abbiamo associato griglie di valutazione contrattualmente stabilite, che riprendono i criteri quantitativi e qualitativi di cui abbiamo parlato. La compilazione delle griglie determinail risultato finale.

Come funziona il sistema di controlli?

Tutte le aree individuate e tutti i locali sono stati codificati ed inseriti in un programma software che, il giorno stesso del controllo, estrae in maniera casuale i locali da controllare.

Il campionamento viene effettuato in modo che il 60% del campione sia costituito da locali facenti parte delle aree più critiche ossia le Aree operatorie e Sanitarie, mentre il restante 40% è formato dai locali delle rimanenti aree ossia le aree extrasanitarie, aree di servizio ed i percorsi ad alta densità di traffico.

Quando vengono fatti i controlli?

I controlli vengono effettuati 2 volte la settimana alla presenzadei referenti dell’Azienda Ospedaliera opportunamenteindividuati e formati al fine di uniformare quantopiù possibile le modalità di comportamento.

I risultati dei controlli verranno registrati...

Si, i risultati vengono registrati attraverso l’utilizzo di un computer palmare in cui sono presenti tutte le griglie di controllo relative alle singole aree.

Il risultato viene comparato con i parametri di accettabilità e tale comparazione determina l’accettazione o ilrifiuto dell’elemento.

Quanti controlli sono previsti?

70 controlli al mese con un massimo di 10 non conformità accettabili pari al 15%.

Fai un bilancio di questi due anni di lavoro... i risultati... le difficoltà...

Dopo circa 2 anni di applicazione di questo Sistema abbiamo notato che dopo un periodo iniziale di rodaggio, necessario per formare il personale e portare le condizioni igieniche dei locali a livelli adeguati al sistema di controllo, (periodo che ha comportato uno sforzo notevole da partedi COLSER) il trend dei risultati negativi si è stabilizzatoed oggi, posso dire che il livello di qualità erogato risulta comunque superiore al livello di qualità attesa con grande soddisfazione da parte dell’Azienda Ospedaliera.

Non nascondo che è stato proprio nel periodo iniziale che si sono verificate le difficoltà maggiori anche intermini di non conformità; grazie al lavoro di tutti glioperatori abbiamo superato questa fase ed ora possiamo apprezzare il risultato dei nostri sforzi.

Abbiamo incontrato altre difficoltà in periodi caratterizzati da picchi di assenteismo del personale (malattia, ferie). Per ovviare a tale problema abbiamo provveduto a predisporre ed a formare con dovuto anticipo squadre di addetti per la sostituzione al fine di evitare che tali eventi potessero inficiare il risultato complessivo del servizio.

Quali ritieni siano i vantaggi e gli svantaggi dell’applicazione del sistema di controllo di risultato?

Non vedo svantaggi nell’applicare tale sistema di controllo, anzi lo considero uno strumento fondamentale perché permette di soddisfare completamente il cliente instauraundo inoltre un dialogo costruttivo che consente di apportare tutte le correzioni necessarie per il raggiungimento della qualità attesa.

In più questo sistema riduce l’ambito di soggettività dei controllori e dà evidenza a noi della completezza e della corretta esecuzione delle operazioni e dei programmidi lavoro impostati. Questi vantaggi hanno fatto in modo che tutto il servizio all’interno dell’ospedale venisse effettuato nel migliore dei modi e ci hanno fatto guadagnare la stima ed il rispetto sia del cliente sia delle varie caposala dell’ospedale.

COLSER è così diventata non solo “un’impresa dipulizia” ma un partner costruttivo del servizio.

Parlaci del rapporto con l’Azienda Ospedaliera e dei riscontriche hai avuto circa il nostro lavoro

L’Azienda Ospedaliera valuta il sistema che applichiamo in maniera positiva perché garantisce dialogo e possibilità di miglioramento e perché la qualità del nostro lavoro è sempre stata elevata. Le caposala di ogni singolo reparto sono coinvolte in prima persona nei momenti di effettuazione dei controlli; questo rende il nostro lavoro condiviso e tutti si sentono parte del sistema rendendosi disponibili a capirne esigenzee possibilità.

E il nostro personale? Come vive questo lavoro sicuramentedelicato ed impegnativo?

Tutto il nostro personale (dai Capisquadra alle unità operative) è stato formato sul Sistema di controllo Qualità applicato per questo contratto. Inizialmente il sistema è stato vissuto con timore perché non si trattava più di una valutazione soggettiva ma oggettiva. Nella mia esperienza ho sempre coinvolto il personale al momento del controllo al fine di condividere insieme a loro i risultati ed individuare eventuali azioni e migliorie da porre inessere. Questo ha fatto sì che tutto il personale oggi lavori con una maggior consapevolezza dell’importanza del lavoro che sta facendo.

Ringrazio tutti loro personalmente, Capisquadra ed unità operative, dell’impegno che hanno avuto in tutti questi anni ed in tutti questi giorni.

Se oggi l’Azienda Ospedaliera è soddisfatta del lavoro diCOLSER il merito è dovuto principalmente a tutti loro.

Diamo un po’ di numeri
200.000 m2 circa di aree da pulire
4 capisquadra
Una squadra di 130 persone
Una squadra di 10 persone dedicata ai lavori periodici straordinari
Presenza 365 giorni all’anno dalle 6,00 alle 22,00
1350 controlli effettuati fino ad oggi