PREMESSA (Il perché di questa informativa e quali dati trattiamo)
Gentile Cliente/Fornitore ti informiamo che, in conformità a quanto disposto dal Regolamento UE 2016/679 (General Data Protection Regulation - GDPR) “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, il trattamento dei tuoi dati (ragione sociale, eventuale nome e cognome del titolare e/o di altri responsabili/referenti interni, indirizzo, telefono, e-mail, Partita IVA, Codice Fiscale, IBAN e ulteriori riferimenti bancari e di pagamento), verrà effettuato da COLSER s.c.r.l. secondo i principi definiti nell’articolo 5 del GDPR (liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, responsabilizzazione).
Con particolare riferimento al principio di trasparenza, ai sensi dell’articolo 13 del GDPR ti forniamo alcune informazioni per farti comprendere quali sono i tuoi dati che raccogliamo e come li trattiamo.
È importante che tu legga la presente informativa e, in caso di dubbi, ti invitiamo a contattarci (ai recapiti sotto riportati) per i necessari chiarimenti.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO (Chi siamo)
Il Titolare del Trattamento dei dati è COLSER società cooperativa (P.I. 00378740344) con sede in via G. S. Sonnino 33/A, 43126 Parma (tel +39 0521 497111 - fax +39 0521 497150 - e mail
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO (Perché trattiamo i tuoi dati)
Il trattamento a cui saranno sottoposti i dati di cui sopra, richiesti o acquisiti sia preventivamente all’instaurazione del rapporto di acquisto (per i fornitori) e di vendita (per i clienti), ovvero nel corso dello stesso, ha la finalità di consentire la corretta gestione delle relazioni e del rapporto contrattuale/precontrattuale e degli adempimenti obbligatori per legge, di tipo amministrativo, contabile, fiscale (ad esempio fatturazione e tenuta della contabilità) e l’esercizio di diritti da parte di COLSER s.c.r.l. quali ad esempio quelli relativi al recupero crediti o alla difesa in giudizio. I dati potranno essere inoltre trattati per fornire informazioni ritenute di potenziale interesse e relative esclusivamente alle reciproche attività, anche attraverso l’invio di specifiche mail.
In relazione a tali finalità non è necessario il tuo consenso.
Sulla base dell’articolo 6 del GDPR, infatti, il trattamento è effettuato sia in quanto “necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte” (punto b), sia “per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento” (punto c), sia per “il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento” (punto f).
DESTINATARI DEI DATI PERSONALI (A chi comuniamo i tuoi dati)
Il trattamento dei tuoi dati è effettuato principalmente dal personale incaricato a svolgere compiti attinenti alla corretta gestione dei rapporti contrattuali e alla tenuta delle relazioni con i clienti e con i fornitori, con particolare riferimento agli addetti delle funzioni “Commerciale”, ”Amministrazione Finanza e Controllo”, “Promozione e Comunicazione” oltre che dell’Ufficio Acquisti ma saranno comunicati, limitatamente a quelli necessari per l’espletamento delle attività di acquisto e di vendita anche agli addetti di altre aree/funzioni di COLSER s.c.r.l.
I tuoi dati potranno, inoltre, essere comunicati a:
- soggetti, pubblici o privati, che possono accedere ai dati in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di normativa comunitaria (ad esempio Agenzia delle Entrate);
- soggetti che hanno necessità di accedere ai dati nei limiti strettamente necessari al raggiungimento di finalità ausiliarie al rapporto contrattuale (ad esempio Istituti di Credito)
- soggetti e società che collaborano con COLSER s.c.r.l., nei limiti necessari per svolgere il loro incarico professionale, fra cui in particolare la tenuta della contabilità o l’espletamento di pratiche legali.
Per l’invio di specifiche mail contenenti informazioni ritenute di potenziale interesse i tuoi dati saranno inseriti in una mailing list a cui potrà accedere il personale interno che si occupa delle attività commerciali e di comunicazione, oltre che, per attività di assistenza e manutenzione, gli addetti di Microsoft (Microsoft Corporation - https://www.microsoft.com/it-it/) che fornisce lo strumento (Microsoft Dynamics 365) che noi utilizziamo per la gestione per la gestione delle relazioni commerciali.
TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI A UN PAESE TERZO (Dove sono i tuoi dati)
Relativamente alla gestione del rapporto contrattuale/precontrattuale e degli adempimenti obbligatori per legge, di tipo amministrativo, contabile, fiscale e all’esercizio di diritti da parte di COLSER s.c.r.l. i dati forniti sono trattati nelle nostre sedi e attraverso strumenti ubicati sul territorio nazionale e non saranno trasferiti verso paesi terzi.
Per quanto riguarda l’invio di mail attraverso Microsoft Dynamics 365, i tuoi dati potrebbero essere conservati in server ubicati al di fuori dell’Unione Europea.
Microsoft utilizza le clausole contrattuali standard come base per il trasferimento dei dati per i propri servizi online aziendali. Le clausole contrattuali standard sono condizioni standard fornite dalla Commissione Europea che possono essere usate per trasferire i dati al di fuori dello Spazio economico europeo in modo conforme. Microsoft ha integrato le clausole contrattuali standard in tutti i suoi contratti tramite le Condizioni dei servizi online. Per i dati personali dello Spazio economico europeo Microsoft, che ha ottenuto l’approvazione delle sue clausole contrattuali standard al Gruppo di lavoro articolo 29 dell'Unione europea, garantirà che i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale siano soggetti a garanzie appropriate, secondo quanto descritto nell'articolo 46 del GDPR.
Le clausole contrattuali standard di Microsoft sono disponibili nelle Condizioni di Online Services (https://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=46); per ogni approfondimento si rimanda comunque alle specifiche pagine del sito di Microsoft (https://docs.microsoft.com/it-it/dynamics365/get-started/gdpr/ e https://docs.microsoft.com/it-it/compliance/regulatory/offering-eu-model-clauses?view=o365-worldwide) e all'Addendum sulla protezione dei dati (DPA) (https://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=67).
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI (Per quanto tempo trattiamo i tuoi dati)
I tuoi dati sono conservati, sulla base degli obblighi di legge, per tutta la durata del rapporto contrattuale e per 10 anni dalla sua cessazione.
Al termine del periodo di conservazione i dati saranno eliminati o pseudonimizzati ovvero mantenuti senza poter essere riconducibili “in chiaro” all’interessato.
In ogni caso, periodicamente, viene effettuata una verifica sull’obsolescenza dei dati e sull’opportunità/necessità della loro conservazione in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti.
DIRITTI DELL’INTERESSATO (Quali sono i tuoi diritti rispetto al trattamento dei dati)
In relazione al trattamento dei tuoi dati personali e sulla base di quanto definito nel GDPR puoi esercitare i diritti di accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (“diritto all’oblio”) (art. 17), limitazione al trattamento (art. 18), portabilità dei dati (art. 20), opposizione (art. 21) contattando il Titolare del Trattamento ai recapiti sopra indicati.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (art. 77) nel caso in cui ritieni che il trattamento dei tuoi dati sia effettuato in modo non conforme a quanto previsto dal GDPR.
OBBLIGO DELLA COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI (Sei obbligato a fornirci i tuoi dati?)
Il conferimento di tutti i dati richiesti è obbligatorio per consentire la gestione del rapporto contrattuale/precontrattuale di acquisto/vendita e la mancata comunicazione non consentirà l’instaurazione dello stesso.
ESISTENZA DI UN PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO (Come sono trattati i tuoi dati)
I dati raccolti sono trattati da personale appositamente autorizzato, sia con supporti cartacei, sia con l'ausilio di mezzi informatici e telematici, senza l’adozione di un processo decisionale automatizzato.
